La Opinión Pública y la influencia de las Nuevas Tecnologías en las RR.PP

Toda organización tiene como fuente principal a su público. Sin ella, los bienes o servicios que ofrecen no tienen razón de ser. Las personas simbolizan y enmarcan un pensamiento que pueden ser diferentes pero que a su vez se relacionan puesto que se están dirigiendo a un mismo ente en particular: la organización.

Los acontecimientos deciden afectar el comportamiento del público en general o de un determinado segmento en especial.
Estudios resaltan la importancia de dichos acontecimientos puesto que estos rigen la creación positiva o negativa de la opinión pública. La opinión pública nunca anticipa dichos acontecimientos, solo reacciona ante ellos. Su reacción no solo va a depender del impacto de la circunstancia en sí, sino además se le sumará posibles antecedentes o reputación que la misma organización ha mantenido durante el transcurso de su existencia. Los acontecimientos importantes suelen hacer cambiar la opinión pública de un extremo a otro durante cierto periodo de tiempo debido a que la opinión no se estabiliza hasta que se pueda analizar con cierta perspectiva las consecuencias del suceso.

Se puede decir que, psicológicamente, la opinión pública viene determinada por el propio interés de conocer palabras, pensamientos o cualquier tipo de estímulo que esté afectando directamente o indirectamente ya sea a su persona o a una sociedad del cual esté inmersa.

Entonces puedo concluir en decir que la opinión pública es la expresión máxima y colectiva de la opinión de muchos individuos reunidos en un grupo por sus aspiraciones, objetivos, necesidades e ideales en común. Esta será de vital importancia para medir el impacto de aceptación y penetración que tenga una organización dentro de una sociedad.

Nuevas Tecnologías en las relaciones Públicas

El explosivo crecimiento de la Internet cada vez se expande más y el fenómeno llamado World Wide Web le sigue los pasos. Se trata de una nueva forma de comunicación de masas distinta a las hasta ahora conocidas. A través de World Wide Web de Internet, son miles las empresas que dialogan, venden, promocionan sus ideas y comparten sus futuros proyectos con millones de organizaciones alrededor del mundo; cargando en la red páginas con texto, gráficos, fotografías y sonidos. Este ciberespacio permite la fácil y dinámica comunicación entre los millones de cibernautas de todo el mundo.

Internet es el más fascinante medio que ya millones de personan usan. Cuenta con miles de nuevos métodos electrónicos que con sus innovaciones están cambiando y revolucionando la comunicación de masas en general y proporcionando a la práctica de las relaciones públicas, herramientas innovadoras.
Fuentes afirman ( encuesta Middleberg/Ross Survey) que Internet es el medio de crecimiento más rápido para recibir comunicados de prensa, ideas para noticias o fotografías y archivos de audio de las fuentes de las relaciones públicas.

• En el caso de la informática, los procesadores ya no solo son exclusivos de las PC’s, ahora existen muchos dispositivos inteligentes, más conocidos como procesadores informáticos, que son utilizados por los profesionales de las relaciones públicas. Las agendas personales, calendarios y las listas de contactos están incluidos en los PDA’s o incluso, en relojes pulsera. La informática permite la automatización de procedimientos administrativos de forma que se pueden realizar las tareas más deprisa y con mayor alcance que lo permitían antes los antiguos métodos manuales.
  
  Sin duda se puede ver que Internet proporciona a los profesionales de relaciones públicas un medio de comunicación global con muy diversas facetas entre las que destacan el intercambio de mensajes mediante el correo electrónico, el suministro de información y métodos de persuasión a través de la red, así como un amplio acceso a públicos para oportunidades de investigación estratégica.

La comunicación en situaciones de Crisis

TRES IDEAS PRINCIPALES:

1 ) Las relaciones públicas como proceso

Cómo ya habíamos visto anteriormente, las relaciones públicas eficaces son parte de un proceso sistemático, objetivo y coordinado previamente de tácticas y estrategias que son utilizadas con la necesidad del hombre de solucionar ya sean las futuras o existentes problemáticas que se puedan presentar en un fenómeno determinado (organización, individuo, etc)
Un proceso, equivale a un conjunto de acciones, cambios o funciones que implican un resultado. Una forma común de describir este proceso y de recordar sus elementos, consiste en utilizar las siglas IACE (acuñadas por Jhon Marston, en su libro The Nature of Public Relations.)
IACE significa que las relaciones públicas cumplen 4 funciones importantes como proceso:

I nvestigación (Cuál es el problema o situación).- El personal de relaciones públicas se informa a través de diferentes fuentes, sobre el problema.
A cción (planificación de un programa).- El personal de relaciones públicas ejecuta un programa de acción.
C omunicación (ejecución).- Utiliza medios como comunicados de prensa, publicaciones, discursos, y programas de relaciones con la comunidad.
E valuación (efecto que causó).- La consecuencia de estos esfuerzos se mide a través de una retroalimentación a partir de ese momento, para resolver las cuestiones relacionadas con el problema que puedan exigir una nueva acción o nuevas decisiones.

2) El valor de las relaciones Públicas

Más que nunca, el mundo actual necesita más información, pero comunicadores y mediadores sensatos que puedan explicar los objetivos y métodos de individuos, organizaciones y gobiernos a otros agentes, de forma socialmente responsable. Entonces decimos que estos expertos en comunicación y opinión pública deben ofrecer a los que contratan el conocimiento de lo que los demás piensan, para guiarles a la hora de definir políticas sensatas para el bien común.

3) La comunicación

El tercer paso en el proceso de relaciones públicas, tras la investigación y la planificación, es el de comunicación. En un programa de relaciones publicas, la comunicación es la aplicación de una decisión , el proceso y los medios por los que se alcanzan los objetivos. Los objetivos del proceso de comunicación son los de informar, persuadir, motivar o lograr la comprensión mutua. Para ser un comunicador eficaz, el individuo debe tener conocimientos básicos como el de cómo constituir una comunicación, cómo se reciben los mensajes, cómo se procesa la información y cómo se cambia de opinión.


Artículo.-

La comunicación en situaciones de crisis

Una organización en su evolución a través de los años, puede atravesar por diversas series de situaciones ya sean de carácter satisfactorio o de vital prevención para una futura decadencia.
El proceso de comunicación es difícil en cualquier circunstancia, sin embargo; es mucho más arduo en situaciones de crisis, en las que existe un elevado grado de incertidumbre. En esas situaciones puede faltar información fiable de lo que esta pasando o de lo que ha ocurrido.

Esta situación hace llevar a las personas a buscar información de forma mas activa y, según sugieren las distintas investigaciones, la gente depende más de la información que ofrecen los medios de comunicación. En otras palabras, una situación de crisis genera una gran presión sobre las organizaciones para que ofrezcan información completa y precisa en el menor tiempo posible. Según los expertos, la respuesta de la organización durante las primeras 24 horas suele determinar el que la situación pase a ser un mero “incidente” o se convierta en una auténtica crisis.

Pero, ¿Qué es una crisis? Diversos autores sostienen que una crisis para una organización puede venir dada por toda una serie de situaciones, y como todos los sostienen: Las crisis no siempre son inesperadas. Un estudio del Instituto de Gestión de Crisis de Indiana reveló que tan sólo el 14% de las crisis empresariales son inesperadas. El 86% restante, corresponde a las que la organización es completamente consciente de los posibles daños mucho antes de que el público conozca los hechos. Entonces con estos datos, podemos partir como una posible hipótesis: las empresas no están adoptando la estrategia adecuada debido a su cultura empresarial, además no están manejando una buena relación comunicacional con sus públicos (internos y externos).

Existen muchas listas que ofrecen consejos sobre lo que hay que hacer durante una crisis.
A continuación se muestra una recopilación de las mejores sugerencias:

1. Poner al público en primer lugar
2. Hay que tomar responsabilidades
3. Hay que ser honrados: no esconder los hechos, no intentar engañar al público.
4. No se puede decir nunca: “sin comentarios”
5. Hay que nombrar a un público portavoz
6. Hay que establecer un centro de información central
7. Hay que ofrecer información continuamente
8. Hay que ser accesible
9. Hay que hacer un buen seguimiento de las noticias y de las solicitudes telefónicas de información.
10. Hay que ponerse en contacto con los públicos clave.

Entonces, con todo lo mencionado, se puede concluir a decir que la comunicación forma parte indispensable en todo proceso de creación de estrategias, tácticas, prevención, mejoramiento y medición de los resultados. Con la buena comunicación se puede llegar a una sólida toma de decisiones que darán, con el transcurso del tiempo, niveles de maduración empresarial en donde se disminuyan situaciones de crisis y riesgos que toda organización pasa en algún momento de su crecimiento.

Las relaciones públicas eficaces

Las relaciones públicas eficaces son parte de un proceso, el cual requiere del uso exclusivo y sustancial de la investigación. La necesidad del ser humano por entender las distintas posturas de las diferentes organizaciones así como de prever los futuros conflictos que se puedan presentar dentro de una institución forman el principal motor por el cual se requiere de una investigación acorde a la problemática presentada. Con este trabajo pretendo demostrar la importancia de acudir a la investigación frente a una situación explicando las diferentes técnicas de investigación que se pueden utilizar y culminando en una buena y bien formada planificación del programa.

Los profesores Glen Broom y David Dozier de la San Diego State University, nos dicen que “La investigación es una recopilación controlada, objetiva y sistemática de información con el objetivo de describir y comprender”. A esta definición podríamos agregarle el hecho de que antes de poder iniciar cualquier programa de relaciones públicas, es necesario recoger toda la información y datos necesarios para poder interpretarlos. Sólo así se lleva a cabo este proceso, la organización podrá empezar a tomar decisiones y a diseñar estrategias para conseguir programas basados en una comunicación eficaz.
Esta investigación suele constituir la base para evaluar el programa cuando se ha culminado. Los resultados de la evaluación pueden acceder a un grado mayor de credibilidad y rendir cuentas a la alta dirección.

¿Tipos de investigación? hay muchos pero primero sólo nos concentraremos en cómo podemos elegir la mejor decisión de investigación frente a una circunstancia. Por tanto, se deben plantear algunas preguntas antes de formular el diseño de la investigación; por ejemplo:
¿Cuál es el problema?
¿Qué tipo de información se necesita?
¿Qué tipo de públicos hay que analizar?
¿Cómo se utilizarían los resultados de la investigación?, etc.

Estas preguntas ayudarán al profesional a determinar la amplitud y la naturaleza del tipo de la investigación que necesita.

Una encuesta realizada por Walter K. Lindenmann, vicepresidente ejecutivo y director de investigación de Ketchum, reveló que las tres cuartas partes de los entrevistados describían sus técnicas de investigación como informales, más que como científicas. La técnica que más se aplica es la de análisis bibliográficos y búsqueda de información en bases de datos. Esta técnica se le conoce como investigación secundaria, porque se extrae la información existente en fuentes como libros, revistas, etc. Dicha técnica se debe contratar con la investigación primaria, en la que la información que es alcanzada proviene de información totalmente nueva y original a través del diseño de una investigación específica, dirigida a responder las necesidades concretas. Algunas de las formas de cómo conseguir esta información serían las entrevistas, grupos de discusión, encuestas y los sondeos.

Otra forma de clasificar los tipos de investigación es utilizando los términos cualitativa y cuantitativa. La primera netamente ofrece datos generales normalmente estructurados con preguntas abiertas. Generalmente son válidas, mas no fiables puesto que sus investigaciones son de naturaleza exploratoria y no se dan en grandes públicos.
Por lo contrario, la investigación cuantitativa te brinda , estructurada con preguntas cerradas, de respuesta forzosa. Normalmente válida y fiable puesto que es dirigida a grandes públicos. La naturaleza de su investigación es netamente descriptiva y explicativa.

Otras técnicas de investigación que también deben ser mencionadas refieren a los grandes y concurridos sitios webs ya que se ha convertido en uno de los principales medios de divulgación de información y de intercambios con el público. Se pueden revisar y refinar los sitios webs pasando por un análisis de usabilidad, que suele requerir una técnica de prueba de sitio y funcionalidad. Normalmente se recluta a individuos colocándolos en una de las instalaciones de análisis, con un ambiente hogareño y con un PC. Se les realiza un curso de formación práctica para acostumbrarse a la tarea que se les solicita de expresar verbalmente, en voz alta, todos sus movimientos y sus impresiones mientras navegan por el sitio web. De esta manera se da otro tipo de investigación en Relaciones Públicas.

Entonces ya sabiendo que el primer paso en el proceso de las relaciones públicas es la investigación, nuestro segundo paso continuaría por la planificación del programa. Un buen programa de relaciones públicas debe ser una herramienta totalmente eficaz de tal manera se pueda respaldar los objetivos de negocios, marketing y comunicación de la organización. En otras palabras citando a Glen Broom y David Dozier, “la planificación de relaciones públicas debe ser estratégica puesto que consiste en decidir dónde se quiere estar en el futuro (objetivo) y cómo se llega hasta ahí (las estrategias)”.

Un profesional tiene que reflexionar sobre la situación de la empresa, analizar detalladamente qué es lo que se puede hacer pensando creativamente en usar las estrategias y tácticas adecuadas ante la problemática, incluso también poder decidir cómo se van a medir los resultados. Esta planificación implica una coordinación de elementos como: comunicados de prensa, acontecimientos especiales, sitios web, entrega de materiales a la prensa, distribución de CD-ROM, conferencias de prensa, entrevistas en los medios de comunicación, folletos, boletines, discursos, etcétera, para alcanzar determinados resultados.

La mejor planificación es aquella que es sistemática; es decir, recopilar información, analizarla y aplicarla de forma creativa para el fin específico de alcanzar un objetivo.

Existen dos enfoques de la planificación: 1) Dirección por objetivos (MBO), es el proceso más conocido el cual consiste en formular una estrategia que permitirá alcanzar objetivos determinados en la organización. Según Robert E. Simmons, autor de Comunication Campaign Management, la utilización de la dirección por objetivos en el proceso de planificación garantiza “la producción de los mensajes relevantes y establece los criterios para evaluar las campañas”
2) Modelo de planificación estratégica de Ketchum resulta sensato, tanto para los profesionales como para los clientes, impulsando a ambas partes hacia una clara situación para el análisis, necesaria para que la planificación sea relevante para los objetivos generales del cliente. Ambos modelos de planteamientos implican plantear y responder a muchas preguntas.

Un plan de un programa se entiende bien como una breve síntesis, o bien como un documento extenso que identifica qué es lo que se va a hacer y cómo. Las consultoras lo preparan para que lo apruebe el cliente.

Todo plan de relaciones públicas se compone de ocho elementos esenciales, a saber: Situación, Objetivos, Público, Estrategia, Tácticas, Calendario o Plazos temporales, Presupuesto y Evaluación.